立足岗位需求 提高综合素质——浅谈如何做好办公室工作

时间:2017-07-07   作者:柯成林   
  办公室是单位内部办事机构,是直接为领导工作服务的部门,又是单位沟通上下左右关系的枢纽和桥梁,具有执行者和领导者的双重角色,是单位对内、对外的窗口。作为领导的重要参谋和助手,办公室工作地位特殊、关系重大,稍有不慎就会带来全局性的影响。如何做好新形势下的办公室工作?笔者有如下浅显认识:
 
  一、正确理解,准确定位
 
  在新形势下,办公室工作的地位和作用日显重要,任务日益加重,要求越来越高,决不仅仅限于文件转发、来人接待等琐碎工作。部分工作人员对办公室工作认识有误区,认为办公室就是“传话筒”、“服务员”,忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用。其实,办公室作为一个承上启下、协调左右、联系内外的综合办事机构,既要为领导服务,又要为机关各科室服务,具有明显的综合性和服务性,责任重大。
 
  办公室不同于某一业务科室,其工作范围较广,如文字材料、会务组织、信息督查、公务接待、文书处理、档案管理、涉密传输、综治维稳、目标考核、后勤保障等工作都要由办公室来承担。同时,上级的政策、领导的批示、机关的计划、决策等都需要办公室来传达,各科室和所属各单位对各项政策、批示、决策等的贯彻落实情况,都需要办公室来督促、汇总、处理,体现了办公室工作的综合性。
 
  办公室的工作特性决定其作用职能。一是参谋助手作用。办公室承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议,对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查,以及协助领导处理日常事务的任务。二是信息枢纽作用。办公室在单位中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门(科室)关系的作用。三是“门面窗口”作用。办公室承担着上下级和相关部门来文、来电、来函的处理工作以及公务接待任务,需要沟通上下左右,联系四面八方。
 
  二、正视问题,理性分析
 
  由于主客观因素影响,现在许多办公室都不同程度存在一些问题,主要表现在:
 
  一是忙于事务性工作多,参谋助手作用发挥不充分。办公室主要精力被用于应付事务性工作,对自身工作总结反思少,被动服务多,发挥主观能动性少,为领导提供前瞻性、全局性的建议方面还有欠缺。还在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象,以新观念思考问题、以新视角认识问题、以新思路研究问题、以新办法解决问题做得还不够。
 
  二是办公室工作无法量化,难以统一考核评比。办公室人员接受系统的工作培训机会较少,大多数没有参加过专业培训,只能在工作点滴中积累学习经验,缺乏较为系统的办公室工作理论基础。相比业务科室而言,缺少相互学习与交流,难以有效地开阔视野,拓展思路。
 
  三是办公室工作琐碎繁杂,难以做到人人满意。办公室工作“重、苦、杂、难”,工作时间也不像其他科室一样能自主掌握支配,且加班较多,又没有相应的补贴,所以大多人不愿到办公室工作。同时,受编制名额所限,只能临时借调人员进行补充,造成办公室队伍的不稳定性。从办公室工作人员身份看,由机关公务员、事业单位干部和工勤人员三部分人组成,水平、能力参差不齐,整体战斗力大打折扣。而且因为工作头绪多,服务对象多,方方面面应酬也多,稍有不周,不是上级不满意,就是职工有意见,往往出力不讨好。
 
  三、完善自我,爱岗敬业
 
  做任何事情,只有干一行爱一行专一行精一行,才能真正做好。做好办公室工作,必须紧密围绕工作中心,解放思想,提升思想理念,转变工作思路,改进工作作风,完善工作方式,创新工作机制,补齐自己短板,不断提高办公室工作质量和服务水平。
 
  、提高思想认识,加强理论学习。一是爱岗敬业。既然从事了这项工作,就要安下心来并全身心地投入。办公室也是很锻炼人的地方,办公室人员可以从领导身上学习到组织协调、公关技巧、分析判断、文字综合等很多能力。可以说,能全面提升自身素质。因此要珍惜岗位、把握契机,使全部聪明才智得以充分发挥。二是提升修养。岗位要求必须加强学习,提升思想修养。要加强政治理论学习,提高政治理论水平;树立甘于奉献意识,耐得住寂寞,守得住清贫,抵得住诱惑,自觉抵制拜金主义、享乐主义和极端个人主义等腐朽思想的侵蚀,增强拒腐防变能力;树立严谨细致、精益求精的作风,认真对待每一件事情,扎实做好每一项工作,力求把工作做实、做细、做好、做精。
 
  、提高写作能力,提升服务水平。办公室工作的核心任务是提供文稿服务,必须坚持把文稿服务放在各项工作的首位,努力加强信息调研,不断提高文稿质量,充分发挥参谋和助手作用。
 
  一是重视文稿作用。把文稿质量作为衡量办公室服务能力高低的依据、检验工作效果好坏的参照和评价干部优劣的标准,提升文字工作在各项工作中的份量。二是文稿表达准确。要准确领会领导的意图,弄清领导的要求,把握领导的风格,站在领导的角度和全局的高度去思考问题,力求写出的文稿与领导思路合拍、与形势发展相符。三是抓好信息工作。紧扣全局中心任务,善于从领导讲话、工作部署以及对问题的看法和提法中,掌握领导的思路和急需了解的重点问题,同时,对决策落实过程中的新进展、新情况,及时开展信息追踪,使信息更具实效性,为领导科学决策提供有效支持。
 
  、分清轻重缓急,抓好统筹协调。办公室的工作涉及面广,同时千头万绪,每一项工作都与全局有着密切的联系。一是要理清思路,抓大事,善于抓主要矛盾和矛盾的主要方面,分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排,才能做到忙而不乱、紧张有序。二是要知人善任,人尽其才。办公室人员素质参差不齐,要用人所长,调动每一个人的积极性,充分发挥每个人的主观能动作用,使效益最大化。三是提升现有人员综合素质。充分发挥传、帮、带作用,帮助年轻人成长,努力挖掘办公室人员内在潜力,提高其综合协调能力,使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手。
分享到:
相关信息
水都网(www.hbdjk.com)版权所有 未经同意不得复制或镜像
主管:丹江口市委宣传部 主办:丹江口市传媒中心(广播电视台)
水都网电话:0719-5239269(投稿) 5239262(编辑)
不良信息举报电话:0719-5239262  邮箱:djksdw@163.com
鄂ICP备05023351号  鄂网备案证号:420303  鄂公网安备 42038102000103号